Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Datele tale personale sunt prelucrate de Fundația Județeană pentru Tineret Timiș (FITT), persoană juridică română de drept privat, fără scop lucrativ și de utilitate publică, conform Legii nr. 146/2002, cu sediul în Timișoara, str. Arieș nr. 19, județul Timiș. FITT organizează conferința I Choose You și competiția Youth Awards și decide, pentru amândouă, de ce și cum se prelucrează datele — este deci operator.

Codul de identificare fiscală este RO5016520.

[PLACEHOLDER] — numele și funcția reprezentantului legal al FITT nu sunt trecute aici. Lipsesc, în același fel, și din regulamentul votului.

Unde e publicat documentul

Regulamentul votului declară „Nota de informare” parte integrantă din el și trimite la un link încă necompletat. Documentul de față ține locul acelei note.

[PLACEHOLDER] — adresa la care se publică, adică domeniul final al site-ului, nu e decisă. [PLACEHOLDER] — nici linkul care trebuie scris în regulamentul votului, în locul rămas gol.

2. Ce date colectăm și de la cine

Nu colectăm aceleași lucruri de la toată lumea. Un vizitator care citește programul nu lasă nimic în urmă; un aplicant lasă un dosar întreg. Tabelul de mai jos e rezumatul, iar dedesubt e detaliul pentru fiecare situație.

Participant la conferință: înscrierea trece prin Luma

Înscrierea la conferință se face prin Luma, încorporat într-o pagină a site-ului. Nu construim un formular propriu de înscriere, deci datele pe care le completezi acolo ajung întâi la Luma, care e operator separat pentru ele.

Pentru datele completate în formularul lor, condițiile le stabilește Luma. Citește politica lor de confidențialitate înainte să te înscrii.

La intrarea în eveniment se face check-in și primești un talon cu număr unic; duplicatul intră în urna tombolei. La tombolă participă doar persoanele de cel puțin 14 ani, iar pentru minori premiul se predă cu acordul și în prezența părintelui sau a reprezentantului legal.

În timpul evenimentului se fac fotografii și înregistrări video care pot fi publicate pe canalele FITT și ale partenerilor. Dacă nu vrei să apari, anunți organizatorul la check-in — mecanismul de opoziție e la intrare, pe loc, nu online.

Aplicant Youth Awards: dosarul și fișierele lui

Nu există cont de aplicant. Formularul salvează automat, iar dosarul poate fi pregătit și în afara site-ului, într-un fișier de lucru descărcabil, apoi transferat în formular.

Pentru fiecare fișier încărcat păstrăm: dosarul căruia îi aparține, câmpul în care a fost încărcat (imaginea cardului, fotografii, materiale, acordul părintelui), locul unde e stocat, numele original al fișierului, tipul și mărimea lui și momentul încărcării. Numele original rămâne ca metadată chiar dacă fișierul e redenumit la stocare — dacă numele conține date personale, ele ajung în baza noastră.

Secțiunea cardului public — nume public, descriere scurtă, imagine — se deschide doar dacă bifezi participarea la premiul de popularitate. Ce completezi acolo se publică pe pagina de vot. Restul dosarului nu se publică.

Prin depunerea dosarului ne dai dreptul, neexclusiv și gratuit, să folosim ce ai trimis — texte, fotografii, înregistrări video — pentru promovarea Youth Awards și a muncii tinerilor, cu menționarea autorului. E o folosință separată de evaluarea dosarului, așa că are rând propriu în tabelul temeiurilor și în cel al termenelor.

Nu se poate nominaliza altcineva. Fiecare candidatură se depune de cel care participă — între altele fiindcă un om propus fără să știe nu poate consimți la prelucrarea datelor lui. Nu prelucrăm date ale unor persoane care nu au început ele prelucrarea.

Votant: cât mai puțin, dar verificabil

Pentru exprimarea votului prelucrăm: adresa de e-mail, proiectul votat, momentul votului și un set restrâns de date tehnice necesare exclusiv pentru împiedicarea votării repetate — forma prescurtată și criptată a adresei IP, țara din care vine conexiunea, o formă prescurtată a tipului de browser, rezultatul verificării anti-robot, domeniul adresei de e-mail și pagina de pe care ai ajuns la formular.

Enumerarea de mai sus e cea completă. Regulamentul votului numește doar patru dintre semnalele tehnice — îi lipsesc țara și pagina de proveniență — deci descrie mai puțin decât prelucrăm. [PLACEHOLDER] — nu e hotărât care dintre cele două liste rămâne cea oficială.

Nu cerem și nu prelucrăm numele, numărul de telefon, adresa poștală, codul numeric personal și nici copii ale documentelor de identitate. Motivul nu e prudența, ci utilitatea: fără temei și fără acces la un registru de stat, aceste câmpuri nu ar aduce nicio capacitate suplimentară de a depista un vot dublu. Ar fi date colectate degeaba.

Adresa nu stă ca text în indexul de unicitate: acolo intră un cod ireversibil, calculat din forma normalizată a adresei. Așa indexul care împiedică votul dublu încetează să fie o listă de adrese de e-mail.

Normalizarea înseamnă eliminarea spațiilor și trecerea la litere mici, iar pentru câțiva furnizori care tratează documentat aceste elemente ca aceeași cutie poștală, și eliminarea punctelor din partea dinaintea semnului „@”, precum și a textului adăugat după „+” sau după prima cratimă. Pentru restul domeniilor se aplică doar litere mici și tăierea spațiilor.

Înainte de a trimite linkul de confirmare verificăm prin DNS dacă domeniul adresei primește e-mail. Nu e antifraudă, e igienă de livrare: dacă verificarea nu răspunde, votul trece mai departe. [PLACEHOLDER] — serviciul de DNS prin care se face verificarea nu e stabilit, deși domeniul adresei tale ajunge la el.

La vot nu cerem data nașterii, ci o bifă prin care declari că ai cel puțin 14 ani, că votezi în nume propriu, că nu ai mai votat în categoria respectivă și că datele sunt reale.

După închiderea votului trimitem un e-mail de mulțumire către un eșantion aleatoriu de votanți. Are și un rol de audit: rata de mesaje respinse, pe proiect, e un semnal despre adrese inventate. E o prelucrare în plus față de confirmarea votului, de aceea o scriem separat.

Vizitator simplu

Paginile publice sunt construite în avans, ca fișiere. O cerere către ele nu invocă deloc codul aplicației, deci nu produce prelucrare dincolo de logurile rețelei prin care e livrat site-ul.

Decizia adoptată pentru măsurarea audienței este „fără cookie-uri”. [PLACEHOLDER] — furnizorul nu e ales și nu e stabilit ce ar colecta; e posibil să nu existe încă niciun instrument instalat. Nimic de acest fel nu se adaugă pe site fără aprobare.

Verificarea anti-robot rulează în două locuri: pe ultimul pas al formularului de dosar și, ca widget separat, la vot. Ea vede amprenta conexiunii criptate și tipul browserului. Limitarea numărului de cereri rulează doar în modul marcare, niciodată blocare — un liceu întreg ieșit la internet prin aceeași adresă arată exact ca o fermă de voturi, iar blocarea l-ar exclude pe nedrept.

3. De ce le colectăm și în ce temei

Fiecare prelucrare are un scop și un temei legal. Tabelul le pune față în față. Unde temeiul nu e încă stabilit, scriem asta, în loc să alegem unul care sună bine.

Formularul de dosar are trei acorduri: prelucrarea datelor, publicarea cardului public și acordul părintelui. Două bife de consimțământ separate sugerează consimțământul ca temei cel puțin pentru publicare, ceea ce nu se împacă direct cu declarația că temeiul general e interesul legitim. [PLACEHOLDER] — divergența nu e încă rezolvată.

[PLACEHOLDER] — textul exact al celor două bife nu e stabilit, așa că nu îl putem reproduce aici cuvânt cu cuvânt. Un consimțământ dat pentru o formulare și explicat prin alta nu e același lucru.

4. Unde ajung datele

Site-ul, baza de date și fișierele stau la Cloudflare, care le prelucrează ca împuternicit, pe instrucțiunile noastre și doar pentru scopurile de mai sus.

Baza de date și spațiul de fișiere sunt create cu jurisdicție UE — un indicator care se stabilește o singură dată, la creare, și nu se mai poate schimba. Motivul e explicit: baza conține date personale ale unor aplicanți de 14–17 ani și adrese de e-mail ale votanților.

Regula pe care FITT și-a impus-o nu e „niciun furnizor din afara Uniunii”, ci rezidența datelor în Uniune plus un contract de prelucrare semnat. Cloudflare e o societate americană, iar transferul se acoperă prin acel contract, cu clauze contractuale standard.

Turnstile, care nu e doar împuternicit

Pentru verificarea anti-robot, Cloudflare declară că acționează și ca operator propriu, nu doar ca împuternicit al nostru: are scopuri proprii pentru ce vede, adică amprenta conexiunii criptate și tipul browserului. E o calificare diferită de restul serviciilor și de aceea o scriem separat.

[PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă această verificare pune cookie-uri și dacă ar avea nevoie de acordul tău prealabil, sau dacă intră în excepția „strict necesar” din Legea nr. 506/2004. Răspunsul contează direct pentru pagina despre cookie-uri.

Luma, operator separat

Formularul de înscriere la conferință aparține Luma. Datele completate acolo nu trec prin infrastructura noastră înainte de a ajunge la ei.

Condițiile în care Luma prelucrează datele completate în formularul lor sunt în politica lor de confidențialitate.

E-mailul

E-mailurile pleacă printr-un canal unic, de pe un subdomeniu izolat, cu semnături proprii de expeditor, ca reputația de trimitere a acestui site să nu atingă adresa instituțională fitt.ro.

[PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă va exista și un al doilea furnizor de e-mail, de rezervă, care să primească adrese reale: decizia atârnă de o probă de încărcare programată pe 3 noiembrie 2026. Dacă apare un al doilea furnizor, se scrie aici înainte să primească prima adresă.

Alte dependențe externe

[PLACEHOLDER] — serviciul de DNS folosit la verificarea domeniului adresei de e-mail nu e stabilit, deși domeniul adresei tale ajunge la el.

[PLACEHOLDER] — nici de unde vine lista de domenii de e-mail temporare, reîmprospătată zilnic. Probabil nu implică transfer de date personale, dar e o dependență din afară pe care nu o putem încă numi.

5. Cât le păstrăm

Termenele de mai jos sunt cele scrise în regulamentul competiției și în regulamentul votului. Unde cele două spun lucruri diferite, le scriem pe amândouă: o politică ce alege tăcut una dintre două date de ștergere ascunde exact ce trebuie rezolvat.

6. Cu cine le împărțim

În afara furnizorilor de infrastructură din secțiunea 4, datele ajung la câteva categorii de oameni. Le enumerăm pe toate, inclusiv pe cea care iese din sistemele noastre.

Juriul

Jurații nu intră în panoul de administrare. Primesc pe e-mail dosarul în format PDF și un link temporar către o arhivă cu fotografiile la rezoluția originală, și le citesc pe calculatoarele lor. Acordul părintelui nu intră niciodată în această arhivă.

Comisiile votului

Comisia de validare a votului include cel puțin o persoană din afara echipei de organizare, fără legătură cu vreunul dintre proiectele înscrise. Comisia de contestații are cel puțin trei membri, dintre care cel puțin unul din afara echipei. Ei văd criteriile și cifrele; datele personale ale votanților nu se comunică contestatarilor.

[PLACEHOLDER] — cadrul contractual al membrilor din afara echipei nu e stabilit.

Echipa FITT

Panoul de administrare e accesibil doar membrilor echipei, autentificați, iar fiecare acțiune se scrie în jurnal. Detaliile sunt în secțiunea 9.

Partenerii și publicul

Cardul public al dosarelor înscrise la premiul de popularitate se publică pe pagina de vot. Fotografiile și înregistrările de la eveniment pot fi publicate pe canalele FITT și ale partenerilor.

[PLACEHOLDER] — lista partenerilor pe ale căror canale se publică nu e confirmată pentru ediția 2026, iar formula „canalele FITT și ale partenerilor” nu e o listă de destinatari.

Autoritățile

Datele se comunică autorităților publice atunci când o obligație legală o cere — de exemplu autorității fiscale, pentru impozitul reținut la premiile de peste 600 de lei.

[PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă cineva ar putea cere date sau jurnale în baza legii accesului la informații de interes public, dat fiind că FITT administrează fonduri publice județene. Ar fi o categorie de destinatari în plus, încă nehotărâtă.

În rest, nimeni

În afara celor de mai sus și a furnizorilor din secțiunea 4, nu trimitem datele nimănui altcuiva.

7. Drepturile tale și cum le exerciți

Pentru datele pe care ți le prelucrăm ai următoarele drepturi:

• Acces — să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie a lor.
• Rectificare — să corectăm ce e greșit sau incomplet.
• Ștergere — să ștergem datele, în limitele explicate mai jos.
• Restricționare — să oprim prelucrarea, păstrând datele, cât timp se lămurește o contestație.
• Opoziție — să te opui prelucrărilor întemeiate pe interes legitim, inclusiv apariției tale în fotografiile de la eveniment.
• Portabilitate — să primești datele într-un format pe care îl poți duce altundeva.
• Retragerea consimțământului — pentru publicarea cardului public, oricând, fără efect asupra a ceea ce a fost publicat legal înainte de retragere.

Cererile se trimit la adresa din blocul de contact de la finalul paginii și primesc răspuns în termenele prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor.

Ce nu putem face și de ce

Votul, odată confirmat, nu poate fi modificat sau retras, iar voturile invalidate nu se șterg din sistem, ci se marchează. Nu e o excepție de la dreptul la ștergere, ci ordinea în care se aplică: adresa de e-mail folosită la validare se șterge la termenul din secțiunea 5, iar ce rămâne după aceea e rândul marcat și codul ireversibil calculat din adresă — nu o listă de adrese și nu un mijloc de a te contacta.

Motivul pentru care rândul rămâne: o numărătoare contestată trebuie să poată fi refăcută. Dacă voturile invalidate ar dispărea, nimeni nu ar mai putea verifica dacă invalidarea a fost corectă — nici tu, dacă votul tău a fost cel invalidat.

Datele personale ale votanților nu se comunică celor care contestă rezultatul, fiindcă privesc terțe persoane. Dreptul tău de acces rămâne întreg asupra datelor tale; el nu se extinde asupra datelor altcuiva.

Retragerea dosarului

Un dosar depus poate fi retras. [PLACEHOLDER] — procedura nu e încă scrisă: cine o poate cere, cum se cere, până când și ce se întâmplă cu fișierele deja încărcate. Până atunci, cererea de retragere se trimite la adresa din blocul de contact.

Decizii automate

Nicio invalidare nu se produce doar pe baza unei reguli automate. Invalidarea în bloc se dispune numai după analiza și decizia unei persoane din Comisia de validare, iar marcarea automată a cererilor prea dese nu blochează pe nimeni.

[PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă această separare e suficientă în raport cu regulile privind deciziile automate, art. 22 din Regulament.

8. Datele minorilor

Evenimentul și competiția se adresează tinerilor: se aplică de la 14 ani, se votează de la 14 ani și se participă la tombolă de la 14 ani. Baza noastră conține deci, în mod normal, date personale ale unor persoane de 14–17 ani. Nu e un caz marginal, e o parte din utilizarea obișnuită, și de aceea are secțiune separată.

Acesta e motivul declarat pentru care baza de date și spațiul de fișiere au fost create cu jurisdicție UE, iar sesiunea de administrare durează 8 ore în loc de 24.

Acordul părintelui sau al reprezentantului legal se încarcă într-un spațiu privat, separat de restul fișierelor. E tratat explicit ca act de identitate al unui minor: nu intră niciodată în arhiva trimisă juriului, nu se publică, se poate deschide doar din panoul de administrare, iar fiecare accesare se scrie în jurnal.

La vot nu cerem data nașterii, ci o declarație pe bifă că ai cel puțin 14 ani. E o alegere deliberată: pentru un risc scăzut, declarația e suficientă, iar o dată de naștere colectată în plus ar fi fost o prelucrare fără câștig.

Temeiul ales pentru vot e interesul legitim, nu consimțământul, ceea ce înseamnă că regula din art. 8 al Regulamentului — acordul părintelui pentru serviciile societății informaționale oferite direct copiilor — nu se declanșează. Consecința asta atârnă însă de evaluarea de interes legitim, care încă nu e scrisă (secțiunea 3).

La tombolă, dacă premiul revine unui minor, se predă cu acordul și în prezența părintelui sau a reprezentantului legal.

9. Securitatea datelor

Măsurile de mai jos sunt cele construite efectiv în platformă, nu formule generale. Le scriem cu ce fac și cu ce nu fac.

Ce se întâmplă cu imaginile pe care le încarci

Imaginea cardului public se reîncodează la încărcare, în alt format și la dimensiuni fixe. Reîncodarea aruncă metadatele fotografiei — între ele coordonatele GPS ale locului unde a fost făcută poza cu telefonul — și orice conținut ascuns în fișierul original. Ce ajunge public e un fișier nou, construit de noi, nu fișierul primit de la tine.

Imaginea publicată nu se copiază niciodată din spațiul privat: cele două spații nu comunică între ele.

Fișierele care nu se publică

Fișierele dosarului stau într-un spațiu privat și nu se servesc niciodată direct pe web. Nu sunt scanate antivirus — scanarea e disponibilă doar într-un plan cu costuri pe care proiectul nu le are — și de aceea mitigarea e arhitecturală: fișierele nu se deschid automat nicăieri, tipul lor real se verifică pe server din primii octeți, iar numele sub care sunt stocate e un identificator generat, nu numele tău de fișier.

Accesul echipei

Panoul de administrare stă în spatele unei autentificări de organizație, cu sesiune de 8 ore în loc de 24, tocmai fiindcă înăuntru sunt date personale ale candidaților. Adresele tehnice care ar ocoli complet această poartă — subdomeniul implicit de dezvoltare și adresele de previzualizare — sunt dezactivate.

Ținem un jurnal propriu: când, cine (adresa de e-mail din tokenul de autentificare validat), ce acțiune și pe ce obiect. Îl ținem noi fiindcă logurile furnizorului se păstrează doar 24 de ore, iar o deschidere a acordului unui părinte trebuie să rămână demonstrabilă mai mult de o zi.

Datele de la vot

Indexul care împiedică votul dublu nu e o listă de adrese: în el intră un cod ireversibil calculat din forma normalizată a adresei. Adresa IP nu se păstrează ca atare — se reține doar prefixul rețelei, tot sub formă de cod, alături de țara din care vine conexiunea, de o formă prescurtată a tipului de browser și de pagina de pe care ai ajuns la formular. Cheia cu care se calculează codurile se schimbă la fiecare 6 ore și stă în seiful de secrete al platformei, nu în baza de date.

Linkurile care dau acces la ceva expiră: adresele de încărcare în minute, linkul de confirmare a votului în 48 de ore și doar o dată, linkurile trimise juriului la fel, cu regenerare la cerere.

Ce nu știm încă

[PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă s-a făcut o evaluare de impact asupra protecției datelor. Întrebarea e deschisă tocmai fiindcă platforma prelucrează, pe scară largă, date ale unor minori.

10. Plângere la autoritatea de supraveghere

Dacă ești nemulțumit de felul în care îți prelucrăm datele, scrie-ne întâi nouă: de obicei e mai rapid și, dacă e o greșeală de-a noastră, o putem îndrepta imediat.

Nu ești însă obligat să treci pe la noi. Poți depune direct plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), autoritatea competentă din România.

[PLACEHOLDER] — datele de contact ale autorității (adresa poștală, telefonul și formularul online) nu sunt trecute aici; le găsești pe site-ul ei oficial. O adresă greșită într-o politică de confidențialitate e mai rea decât lipsa ei.

11. Modificări ale acestei politici

Politica se schimbă când se schimbă prelucrarea: un furnizor nou, un termen decis, un marcaj completat. Nu se schimbă ca să sune mai bine.

Versiunile nu se șterg niciodată. La un moment dat e publicată o singură versiune, iar fiecare versiune reține cine a publicat-o și când — astfel încât să se poată arăta ce scria politica la data la care ai depus dosarul sau ai votat.

Data din capul paginii e a versiunii curente. [PLACEHOLDER] — nu e stabilit dacă modificările care te privesc direct — un scop nou, un destinatar nou, un termen de păstrare mai lung — se anunță și separat, sau doar prin versiunea și data de aici.