1. Cine prelucrează datele
Datele tale personale sunt prelucrate de Fundația Județeană pentru Tineret Timiș (FITT), persoană juridică română de drept privat, fără scop lucrativ și de utilitate publică, conform Legii nr. 146/2002, cu sediul în Timișoara, str. Arieș nr. 19, județul Timiș. FITT organizează conferința I Choose You și competiția Youth Awards și decide, pentru amândouă, de ce și cum se prelucrează datele. Este deci operator: cel care hotărăște de ce se colectează datele și ce se face cu ele. Rămâne operator și pentru datele din înscrierea la conferință, deși formularul e găzduit de altcineva; ce rol are platforma aceea e în secțiunea 4.
Codul de identificare fiscală este RO5016520.
FITT nu e reprezentată legal de o singură persoană, ci de un organ colectiv: Biroul Permanent al fundației, alcătuit din președinte, vicepreședinte și secretar general. O cerere despre datele tale se adresează deci fundației, nu unui om anume, și primește răspuns în numele ei.
Unde e publicat documentul
Regulamentul votului declară „Nota de informare” parte integrantă din el. Documentul de față ține locul acelei note și se găsește pe site-ul conferinței, la adresa icy.fitt.ro/confidentialitate.
2. Ce date colectăm și de la cine
Nu colectăm aceleași lucruri de la toată lumea. Un vizitator care citește programul nu lasă nimic în urmă; un aplicant va lăsa un dosar întreg. Tabelul de mai jos e rezumatul, iar dedesubt e detaliul pentru fiecare situație.
Din 1 octombrie 2026 ajung la noi dosarele trimise, cu fișierele lor. Niciun vot nu ajunge încă. Tabelul le cuprinde pe toate, inclusiv pe cele care încep mai târziu, iar fiecare rând spune din ce clipă ajung datele la noi. Rândul vizitatorului, cel al participantului la conferință, fiindcă înscrierea pe Luma e deschisă de pe acum, și cele patru ale dosarului (aplicantul, aplicantul minor, părintele lui și ceilalți oameni numiți într-un dosar) descriu ceva ce se întâmplă chiar astăzi.
| Cine ești | Ce date ajung la noi și din ce clipă | Pe ce cale |
|---|---|---|
| Participant la conferință | Din clipa în care te înscrii pe Luma: numele, adresa de e-mail, vârsta (scrisă de tine, în text liber), dacă poți participa la întreaga conferință, dacă vrei să participi și la alte activități SPOT (Serviciul Public de Ocupare pentru Tineri), preferințele tale alimentare și ce ne mai scrii în câmpul liber de la finalul formularului. Abonarea la newsletterul „14-35: Flash pe tineri” e singura întrebare la care poți să nu răspunzi. Răspunsurile la întrebările acestea sunt ale noastre, chiar dacă le tastezi pe Luma: noi am scris întrebările și noi hotărâm de ce le punem. Nota pe care o accepți ca să te poți înscrie spune același lucru, că datele sunt prelucrate de FITT, iar rolul fiecăruia e în secțiunea 4. În ziua conferinței, 21 noiembrie 2026, se adaugă: la intrare, check-inul și un talon cu număr unic pentru tombolă; în sală, fotografii și înregistrări video. Aceeași înscriere te înscrie și la ziua de ateliere de a doua zi, pe 22 noiembrie 2026. | Pagina de eveniment Luma, deschisă dintr-un link de pe pagina de înscriere. Formularul nu e găzduit de noi și nu e încorporat în site |
| Aplicant Youth Awards | Din 1 octombrie 2026, când se deschide trimiterea: nume și prenume, data nașterii, e-mail, telefon, forma în care aplici, denumirea și localitatea, răspunsurile din dosar, fișierele încărcate (imaginea cardului, fotografiile și documentele atașate ca dovezi ale activității) și acordurile bifate. În răspunsurile din dosar pot intra și numele altor oameni. Vezi mai jos, „Ce scriem despre alți oameni”. | Formularul de dosar de pe site. Ciorna rămâne în browserul tău; la trimitere, răspunsurile și fișierele pleacă spre serverul nostru într-o singură cerere |
| Aplicant minor, între 14 și 18 ani | Din aceeași zi, în plus: numele unui părinte sau al reprezentantului legal și numărul lui de telefon; adresa lui de e-mail doar dacă folosește e-mailul. Nu cerem un document semnat și nu se încarcă niciun fișier. | Același formular, secțiunea de acorduri |
| Părintele sau reprezentantul legal al unui aplicant minor | Din aceeași zi: numele și numărul de telefon, iar uneori și adresa de e-mail, completate de copil. Sunt datele unei persoane care nu completează ea formularul. | Formularul de dosar, completat de aplicantul minor |
| Alți oameni numiți într-un dosar | Din aceeași zi: numele și, uneori, clasa sau rolul colegilor, membrilor de echipă și voluntarilor despre care scrie aplicantul, plus chipurile celor din fotografiile depuse și numele, funcțiile ori semnăturile care apar în documentele atașate. Sunt oameni care nu completează ei formularul și pe care nu îi cunoaștem dinainte. | Formularul de dosar, în răspunsurile, în fotografiile și în documentele aplicantului |
| Votant | Din 10 noiembrie 2026, când se deschide votul: adresa de e-mail, proiectul votat, momentul votului și un set restrâns de semnale tehnice, necesare exclusiv împotriva votului repetat. | Formularul de vot și linkul de confirmare din e-mail. Pagina de vot nu există încă |
| Câștigător al unui premiu de peste 600 de lei | După gală, la predarea premiului: datele necesare reținerii impozitului la sursă și procesului-verbal de predare-primire. | La predarea premiului, în afara site-ului |
| Vizitator simplu | Astăzi: paginile publice sunt statice și nu ajung la codul aplicației, deci nu produc prelucrare dincolo de logurile rețelei și ale serverului. Verificarea anti-robot nu rulează pe nicio pagină: nici trimiterea dosarului, deschisă din 1 octombrie 2026, nu trece prin ea. | Simpla navigare pe site |
Participant la conferință: înscrierea trece prin Luma
Înscrierea la conferință se face prin Luma. Nu construim un formular propriu: completezi formularul lor, pe pagina lor de eveniment, deci datele scrise acolo ajung întâi la Luma. Nu se opresc însă la ei, iar împărțirea se face după cine a cerut datele, nu după unde le tastezi.
Întrebările din formular sunt ale noastre: noi le-am scris și noi hotărâm de ce le punem. Pentru răspunsurile tale la ele FITT e operator, iar Luma e împuternicit, adică un furnizor care ține datele numai pe seama noastră, nu pentru scopuri proprii. Nota pe care o accepți ca să te poți înscrie spune același lucru dinspre celălalt capăt: datele „vor fi tratate confidențial și prelucrate de FITT”. Sunt deci și ale noastre, din clipa în care te înscrii, nu abia în ziua conferinței.
Astăzi formularul Luma nu e încorporat în site. Pagina de înscriere are un buton pe care îl apeși tu ca să ajungi la pagina de eveniment. Deci nu se încarcă nimic din Luma în pagina noastră și nimic nu pleacă spre ei cât timp stai pe site-ul acesta. Același răspuns e scris și pe pagina despre cookie-uri.
Datele care țin de platforma însăși rămân ale Luma: contul de acolo, cookie-urile ei și ce măsoară ea despre folosirea platformei. Acolo Luma are scopurile ei, deci e operator pentru ele, iar condițiile le stabilește tot ea; politica lor de confidențialitate merită citită înainte să te înscrii. Pentru răspunsurile pe care le dai la întrebările înscrierii, scopurile și drepturile tale sunt cele din documentul de față, iar cererile ni le adresezi nouă (secțiunile 1 și 7). Ce rol are fiecare dintre noi pentru aceleași date e în secțiunea 4, iar cât le păstrăm, în secțiunea 5.
Două dintre întrebările formularului nu țin de conferință: participarea la alte activități SPOT, la care trebuie să răspunzi, și abonarea la newsletterul „14-35: Flash pe tineri”, singura întrebare la care poți să nu răspunzi. Acordul pe care îl dai completând formularul privește tot ce completezi acolo, deci și răspunsurile acestea (secțiunea 3, primul rând al tabelului), iar nota pe care o accepți dă cinci ani pentru tot ce completezi în formular (secțiunea 5, primul rând al tabelului).
Două dintre întrebările obligatorii, cea despre preferințele alimentare și câmpul liber „Mai vrei să ne transmiți?”, pot aduce la noi mai mult decât cere o înscriere. O preferință alimentară poate spune, fără ca tu să urmărești aceasta, ce religie ai sau ce boală ai; într-un câmp liber scrii ce vrei tu, deci poate ajunge acolo orice, inclusiv despre sănătatea ta sau despre alți oameni. Acelea ar fi categorii speciale de date, pe care GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor, legea europeană a datelor personale) le apără mai strict decât restul, prin articolul 9. Mai departe îi spunem tot GDPR, ca să nu se încurce cu regulamentul competiției sau cu cel al votului, care sunt documentele noastre și nu au legătură cu el. Răspunsurile acestea se păstrează cinci ani, ca tot ce completezi în formularul de înscriere (secțiunea 5). Te rugăm să nu pui în câmpul liber date despre sănătatea ta și nici numele altor oameni.
Conferința e pe 21 noiembrie 2026, iar ziua de ateliere a doua zi, pe 22 noiembrie 2026: aceeași înscriere te înscrie la amândouă. Ce urmează se va întâmpla în zilele acelea, nu mai devreme. La intrarea în conferință se va face check-in și vei primi un talon cu număr unic; duplicatul intră în urna tombolei. La tombolă vor participa doar persoanele de cel puțin 14 ani, iar pentru minori premiul se predă cu acordul și în prezența părintelui sau a reprezentantului legal.
Tot atunci se vor face fotografii și înregistrări video, care pot fi publicate pe canalele FITT și ale partenerilor, iar unele dintre ele vor ajunge pe site, pe pagina câștigătorilor, o pagină care nu există încă și care se deschide pe 22 noiembrie 2026. Dacă nu vrei să apari, anunți organizatorul la check-in: mecanismul de opoziție e la intrare, pe loc, nu online.
Aplicant Youth Awards: dosarul și fișierele lui
Nu există cont de aplicant. Formularul salvează automat în browserul tău, iar ce ai scris poți muta pe alt calculator sau la un coleg: descarci din formular o copie, iar acolo o încarci înapoi în formular. Copia rămâne la tine și nu trece pe la noi.
Ciorna rămâne la tine, nu ajunge la noi. Ce scrii în formular se salvează singur în stocarea locală a browserului de pe dispozitivul tău, ca să nu pierzi dosarul dacă închizi fila. Cât timp e doar salvată acolo, dosarul nu e înscris în competiție și noi nu știm că există. O ștergi când vrei, dintr-un buton aflat chiar în formular, iar detaliile sunt pe pagina despre cookie-uri.
Datele din dosar ajung la noi în clipa în care apeși pe trimitere, nu înainte. Trimiterea e deschisă din 1 octombrie 2026 până pe 20 octombrie 2026, ora 18:00. La trimitere, browserul tău trimite spre serverul nostru, într-o singură cerere, răspunsurile și fișierele alese. Serverul refuză orice dosar sosit în afara acestei ferestre, verifică dacă dosarul e complet și în regulă, după aceleași reguli ca formularul, și abia apoi îl înregistrează; un dosar incomplet nu se înregistrează. Un dosar identic trimis de două ori, de pildă când apeși din nou pe o conexiune proastă, se înregistrează o singură dată. După înregistrare primești pe ecran numărul dosarului: notează-l. Același număr ți-l trimite site-ul și pe e-mail, la adresa din dosar, într-o confirmare. Tot atunci formularul șterge ciorna din browserul tău. Din clipa înregistrării, dosarului i se aplică tot ce scrie mai jos despre păstrare, destinatari și drepturi.
Fișierele pleacă de la tine numai odată cu dosarul. Cele pe care le alegi în formular rămân pe dispozitivul tău până apeși pe trimitere și nu se salvează nici în ciorna din browser, deci la o revenire le alegi din nou. La trimitere pleacă în aceeași cerere cu răspunsurile. Serverul păstrează numai fișierele întrebărilor deschise pe drumul ales și verifică tipul real al fiecăruia după conținut, nu după nume; un fișier prea mare sau de alt tip decât primește întrebarea lui oprește înregistrarea întregului dosar, iar formularul îți spune care e.
Pentru fiecare fișier primit păstrăm, în baza de date: dosarul căruia îi aparține, câmpul în care a fost încărcat (imaginea cardului, fotografiile, documentele), locul unde e stocat, numele original al fișierului, tipul și mărimea lui și momentul încărcării. Pe disc fișierul primește un nume nou, generat de noi; numele pe care îl avea pe dispozitivul tău rămâne numai în baza de date. Dacă numele acela conține date personale, ele ajung în baza noastră.
Din 1 octombrie 2026, dosarul poate fi însoțit și de documente care dovedesc activitatea: diplome, certificate de voluntariat, adeverințe. Le vom folosi la verificarea eligibilității, nu la punctare. Câte poți trimite, cât de mari și în ce formate: toate sunt în §8 din regulamentul competiției, împreună cu restul regulilor despre ele. Formularul mai pune o limită, pentru toate fișierele dosarului împreună: 50 MB.
Un act poate conține mai mult decât cere competiția. Un răspuns scris îl alcătuiești cuvânt cu cuvânt; un act (un certificat de voluntariat, o adeverință) e făcut de altcineva și poartă tot ce a pus acela în el: numele tău, dar uneori și codul numeric personal, adresa, semnături, ștampile și numele altor oameni, între ei coordonatorul de voluntari sau reprezentantul organizației. Înainte de a încărca un act, acoperă ce nu ține de dovada activității (codul numeric personal, adresa, datele altcuiva) ori taie partea aceea din imagine. Nouă atât ne trebuie, iar un act din care ele lipsesc rămâne bun pentru verificarea eligibilității. Nu le vom scoate noi din fișier: acesta va ajunge la noi așa cum îl trimiți, iar ce se va întâmpla cu el la încărcare e în secțiunea 9.
Documentele nu sunt materiale de promovare. Dreptul de folosință acordat prin §13 din regulamentul competiției numește textul, fotografiile și materialele video din dosar, nu și actele atașate ca dovezi.
Secțiunea cardului public (nume public, descriere scurtă, imagine) o completează toate aplicațiile din Categoria 1. Ce scrii acolo se va publica în două momente, și numai în ele: în lista supusă votului publicului, între 10 și 18 noiembrie 2026, unde intră automat orice aplicație din Categoria 1 declarată eligibilă, și pe pagina câștigătorilor, din 22 noiembrie 2026, dacă proiectul câștigă. Niciuna dintre cele două pagini nu există astăzi. Participarea la vot nu se cere în formular și nu se poate refuza (§6.5 din regulament): cardul unei aplicații din Categoria 1 declarate eligibile ajunge în lista de vot, iar nepublicat rămâne doar cardul unei aplicații declarate neeligibile. Restul dosarului nu se publică.
La People power (Young Leader, Young Changemaker, Young Organizers) nu există card public: nu ți se cere nici nume public, nici descriere, nici imagine, iar formularul nu îți arată secțiunea aceea deloc. Câștigătorii de acolo se vor anunța pe pagina câștigătorilor, din 22 noiembrie 2026, cu o fotografie făcută la eveniment, nu cu una trimisă în dosar.
Fotografia de la eveniment se va face în aceleași condiții ca toate celelalte, deci te vei putea opune în același fel: anunți organizatorul la check-in. Dacă te-ai opus acolo și câștigi la People power, pe pagina câștigătorilor va apărea numele tău, fără fotografie.
Prin depunerea dosarului ne dai dreptul, neexclusiv și gratuit, să folosim materialele depuse (text, fotografii, video) pentru promovarea Youth Awards și a sectorului de tineret, cu menționarea autorului. Dreptul e acordat prin §13 din regulamentul competiției, iar folosința e separată de evaluarea dosarului: are rând propriu în tabelul temeiurilor.
Nu se poate nominaliza altcineva. Fiecare candidatură se depune de cel care participă, între altele fiindcă un om propus fără să știe nu poate consimți la prelucrarea datelor lui. Aceasta nu înseamnă însă că în dosar nu ajung date despre alți oameni: ajung, prin chiar întrebările formularului, și sunt două categorii, nu una. Acestea sunt oamenii numiți în răspunsuri, imediat mai jos, și părintele unui aplicant minor, în subsecțiunea de după.
Ce scriem despre alți oameni
Un dosar nu vorbește numai despre cel care îl depune. Mai multe întrebări cer, pe față, numele și rolul altor oameni: colegi, membri de echipă, voluntari, uneori cu clasa în care sunt. Ei nu completează formularul, nu îl văd și, de cele mai multe ori, nu știu că numele lor e într-un dosar. E o prelucrare ca oricare alta și de aceea are secțiune proprie.
Întrebările din formular care cer, pe față, să scrii despre alți oameni sunt acestea:
- „Ce au făcut efectiv tinerii din echipă?”, la proiecte. Se cer rolurile, pe rând: cine s-a ocupat de program, cine de comunicare, cine a vorbit cu școala sau cu primăria.
- „Cine v-a fost alături și ce a adus fiecare?”, la proiecte. Se cer partenerii proiectului, de obicei organizații, uneori oameni.
- „Cum anume au fost distribuite echipa și responsabilitățile?”, la proiectele care nu au fost organizate doar de voluntari.
- „Cum au crescut oamenii din echipa ta?”, la Young Leader. Formularul întreabă cine a învățat ceva, cine a preluat un rol, cine a rămas.
- „Cum vă împărțiți treaba între voi?”, la Young Organizers. Formularul întreabă cine de ce se ocupă.
- „Cine a fost inspirat de exemplul tău de implicare?”, la Young Changemaker. Formularul cere un exemplu, dacă ai unul.
- „Ce imagine punem pe card?”, la proiecte. Se cere o singură fotografie, iar formularul recomandă chiar una „cu oameni care fac ceva”. E singura imagine din tot dosarul care chiar ajunge pe site, dacă proiectul intră la vot sau câștigă.
- „Ce fotografii ne trimiți?”, la toate dosarele. Se cer până la cinci fotografii, iar formularul te îndeamnă să le alegi pe cele „care arată oameni făcând ceva”. Chipurile din ele sunt tot date personale.
La acestea se adaugă, din 1 octombrie 2026, documentele pe care le poți atașa ca dovezi ale activității. Un certificat de voluntariat sau o adeverință poartă de obicei și numele celui care a semnat-o (coordonatorul de voluntari, reprezentantul organizației), uneori și numele altor persoane trecute în același act. Nu cerem nimănui datele acelea, dar ajung la noi odată cu fișierul. Îndemnul de mai sus, acela de a acoperi înainte de încărcare ce nu ține de dovada activității, privește și aceste nume.
La Young Organizers nu se înscrie un om, ci un grup întreg, iar formularul îl completează unul dintre membri, ca reprezentant. Nicăieri nu se cere lista membrilor (se cer denumirea grupului, numărul lor și rolul reprezentantului), dar întrebarea „Cum vă împărțiți treaba între voi?” cere să se vadă cine de ce se ocupă. Un dosar de Young Organizers ajunge deci la noi, de regulă, cu numele câtorva membri în el, scrise de un coleg. Dosarul e al grupului, iar dacă grupul câștigă, denumirea lui se publică pe pagina câștigătorilor, din 22 noiembrie 2026.
Ce facem cu numele acelea, din 1 octombrie 2026, când se deschide trimiterea: rămân în dosar, ca orice alt răspuns, le citește juriul ca parte a evaluării și le poate citi echipa FITT (secțiunile 6 și 9). Ce nu facem: nu le scoatem din dosar ca să facem din ele o listă de contacte și nu le publicăm, iar pe oamenii numiți nu îi căutăm decât dacă este necesar. Din dosar se publică numai cardul public, la proiecte, și numele câștigătorilor de la People power, iar răspunsurile nu intră în niciunul (secțiunea 2, mai sus).
Nu îți cerem nicio dovadă că ai voie să scrii numele cuiva. La imagini formularul te trimite măcar la acordul lor, în două locuri: la fotografiile din dosar, unde scrie „Ai grijă la acordul celor din poze, mai ales dacă sunt minori”, și la imaginea cardului, unde scrie „Ai grijă ca cei din poză să fie de acord să apară pe site”. Aceea e singura care chiar se publică. La întrebările în care scrii nume, niciun îndemn. Și oricum sunt îndemnuri, nu verificări: nimic nu se oprește dacă răspunzi fără să fi întrebat pe nimeni.
Obligația de a-i informa e a noastră, nu a celui care a scris numele. Articolul 14 din GDPR e regula pentru datele pe care nu le primim de la omul însuși, iar acestea sunt exact așa: se aplică deci și oamenilor numiți într-un dosar, la fel ca datelor de contact ale unui părinte.
Dacă afli de aici că numele tău e într-un dosar depus de altcineva, ai asupra lui aceleași drepturi ca oricine altcineva (secțiunea 7), inclusiv dreptul de a cere o copie, corectarea și ștergerea.
Părintele unui aplicant minor: date despre cineva care nu completează formularul
Aplicanții între 14 și 18 ani au nevoie de acordul unui părinte sau al reprezentantului legal ca să concureze. Acordul nu se dovedește cu un document semnat și nu se încarcă niciun fișier: aplicantul completează în formular numele părintelui sau al tutorelui și numărul lui de telefon, iar dacă părintele folosește e-mailul, și adresa lui de e-mail. Telefonul se cere obligatoriu, e-mailul nu: pe telefon se face confirmarea, iar un dosar nu se poate opri fiindcă un părinte nu are o adresă de e-mail pe care s-o citească.
Scopul e verificarea acordului: fără o cale către părinte, declarația unui copil că are acordul lui nu poate fi verificată de nimeni. Datele acestea vor ajunge la noi odată cu dosarul, din 1 octombrie 2026, nu mai devreme. Din ziua aceea îl vom suna o singură dată, ca să confirmăm că știe de înscriere; dacă adresa de e-mail e completată, acolo vom trimite confirmarea scrisă a acordului. Temeiul e același ca pentru restul dosarului, consimțământul dat prin depunerea lui (secțiunea 3), fiindcă datele părintelui ne ajung de la aplicant, ca parte a înscrierii lui. Părintele nu și-a dat însă el acest acord și poate nici nu știe că datele lui sunt la noi: de aceea îl informăm noi, separat, iar obligația aceasta e explicată în nota de mai jos.
Aceste date ne ajung de la copil, nu de la părinte. Legea ne obligă atunci să îl informăm noi pe părinte că avem datele lui, de la cine le avem și ce facem cu ele (articolul 14 din GDPR).
Dacă ești părintele sau tutorele unui aplicant și afli de aici că datele tale sunt la noi, ai asupra lor aceleași drepturi ca oricine altcineva (secțiunea 7), inclusiv dreptul de a cere o copie și dreptul de a cere ștergerea lor.
Votant: cât mai puțin, dar verificabil
Votul nu există încă. Pagina de vot se deschide pe 10 noiembrie 2026: până atunci nu se poate vota, nu există un formular de vot și nu ajunge la noi nicio adresă. Tot ce scrie mai jos despre vot descrie deci ce se va prelucra din ziua aceea, ca să poți citi înainte, nu după.
Pentru exprimarea votului prelucrăm: adresa de e-mail, proiectul votat, momentul votului și un set restrâns de date tehnice necesare exclusiv pentru împiedicarea votării repetate. Acestea sunt: forma prescurtată și criptată a adresei IP, țara din care vine conexiunea, o formă prescurtată a tipului de browser, rezultatul verificării anti-robot, domeniul adresei de e-mail și pagina de pe care ai ajuns la formular.
Enumerarea de mai sus e cea completă. Regulamentul votului numește doar patru dintre semnalele tehnice. Îi lipsesc țara și pagina de proveniență, deci descrie mai puțin decât prelucrăm.
Nu cerem și nu prelucrăm numele, numărul de telefon, adresa poștală, codul numeric personal și nici copii ale documentelor de identitate. Motivul nu e prudența, ci utilitatea: fără temei și fără acces la un registru de stat, aceste câmpuri nu ar aduce nicio capacitate suplimentară de a depista un vot dublu. Ar fi date colectate degeaba.
Adresa nu stă ca text în indexul de unicitate: acolo intră un cod ireversibil, calculat din forma normalizată a adresei. Așa indexul care împiedică votul dublu încetează să fie o listă de adrese de e-mail.
Normalizarea înseamnă eliminarea spațiilor și trecerea la litere mici, iar pentru câțiva furnizori care tratează documentat aceste elemente ca aceeași cutie poștală, și eliminarea punctelor din partea dinaintea semnului „@”, precum și a textului adăugat după „+” sau după prima cratimă. Pentru restul domeniilor se aplică doar litere mici și tăierea spațiilor.
Înainte de a trimite linkul de confirmare verificăm prin DNS dacă domeniul adresei primește e-mail. Nu e antifraudă, e igienă de livrare: dacă verificarea nu răspunde, votul trece mai departe.
La vot nu cerem data nașterii, ci o bifă prin care declari că ai cel puțin 14 ani, că votezi în nume propriu, că nu ai mai votat în categoria respectivă și că datele sunt reale.
După închiderea votului trimitem un e-mail de mulțumire către un eșantion aleatoriu de votanți. Are și un rol de audit: rata de mesaje respinse, pe proiect, e un semnal despre adrese inventate. E o prelucrare în plus față de confirmarea votului.
Vizitator simplu
Paginile publice sunt construite în avans, ca fișiere. O cerere către ele nu invocă deloc codul aplicației, deci nu produce prelucrare dincolo de logurile rețelei prin care e livrat site-ul și ale serverului care le trimite. Ambele rețin adresa IP a cererii.
Decizia adoptată pentru măsurarea audienței este „fără cookie-uri”. Nimic de acest fel nu se adaugă pe site fără aprobare.
Verificarea anti-robot nu e pe nicio pagină a site-ului, nici pe ultimul pas al formularului de dosar: trimiterea dosarelor funcționează fără ea, din 1 octombrie 2026. Pentru vot e prevăzută ca widget separat, pe pagina de vot, care nu există încă și se deschide pe 10 noiembrie 2026. Când va rula, va vedea amprenta conexiunii criptate și tipul browserului. Nici marcarea cererilor prea dese nu există în aplicația noastră, nici la trimiterea dosarelor; când va funcționa, va fi numai în modul marcare, niciodată blocare: un liceu întreg ieșit la internet prin aceeași adresă arată exact ca o fermă de voturi, iar blocarea l-ar exclude pe nedrept. Același răspuns e scris și pe pagina despre cookie-uri.
3. De ce le colectăm și în ce temei
Fiecare prelucrare are un scop și un temei legal. Tabelul le pune față în față.
Au început prelucrările legate de înscrierea la conferință, primul rând al tabelului, și, din 1 octombrie 2026, primirea dosarelor Youth Awards. Formularul de pe Luma e deschis de pe acum, iar prin el se strâng și răspunsurile care nu țin de participare. Odată cu dosarele ajung la noi și datele de contact ale părintelui unui aplicant minor. Jurizarea e programată între 25 octombrie și 8 noiembrie 2026, iar cardul public nu se publică înainte de 10 noiembrie 2026. Restul încep la clipa scrisă în secțiunea 2 (votul pe 10 noiembrie 2026, fotografiile la conferință, pe 21 noiembrie 2026). Nu am primit niciun vot. Le scriem pe toate de pe acum fiindcă un temei trebuie să poată fi citit înainte de a completa ceva, nu după.
| Prelucrarea | De ce o facem | Pe ce temei |
|---|---|---|
| Înscrierea la conferință și la ziua de ateliere | Ca să te putem înscrie la cele două zile și să știm cine vine. | Consimțământ, dat prin completarea formularului de înscriere: nota pe care o accepți acolo spune, cuvânt cu cuvânt, „Prin completarea acestui formular, îți exprimi acordul pentru prelucrarea datelor tale cu caracter personal de către FITT”. Acordul privește tot ce completezi în formular, deci și răspunsurile care nu țin de participare: newsletterul, SPOT, preferințele alimentare și câmpul liber. Preferințele alimentare și câmpul liber cer un răspuns, deci nu le poți sări; cât scrii în câmpul liber alegi însă tu. |
| Primirea și evaluarea dosarelor | Fără datele de contact nu putem confirma depunerea, nu putem cere completări și nu putem anunța rezultatul. | Consimțământ, dat prin însăși depunerea dosarului: a depune înseamnă a accepta integral regulamentul, iar aceea e clipa în care îți dai acordul. Bifa „Ești de acord cu prelucrarea datelor tale și cu folosirea materialelor pe care le depui?” îl consemnează o dată în plus, scris. Aceeași bifă acoperă două lucruri, nu unul: prelucrarea datelor, adică rândul acesta, și folosirea materialelor, adică rândul „Folosirea materialelor din dosar pentru promovare”. |
| Datele de contact ale părintelui unui aplicant minor | Fără o cale către părinte, declarația unui aplicant de 15 ani că are acordul lui nu poate fi confirmată. | Consimțământ, dat prin însăși depunerea dosarului, același temei ca la rândul de mai sus. Datele părintelui ne ajung de la aplicant, ca parte a înscrierii lui, nu de la părinte. Nu și-a dat el acest acord și poate nici nu știe că le avem: de aceea obligația de a-l informa e a noastră, articolul 14 din GDPR (secțiunea 2). Le folosim numai pentru confirmarea acordului. |
| Publicarea cardului public | Ca publicul să vadă și să voteze proiectele înscrise la premiul de popularitate, iar câștigătorii să poată fi anunțați pe site cu o imagine și o descriere venite de la ei. | Consimțământ, dat prin însăși depunerea dosarului, și consemnat separat prin bifa „Ești de acord să publicăm cardul public al proiectului?”. Cardul se completează numai la Categoria 1 și se va publica doar în cele două momente din secțiunea 2. |
| Folosirea materialelor din dosar pentru promovare | Ca materialele depuse (text, fotografii, video) să poată fi arătate mai departe, în promovarea Youth Awards și a sectorului de tineret, cu menționarea autorului. | Consimțământ, dat prin însăși depunerea dosarului: dreptul de folosință e acordat chiar prin §13 din regulament, iar depunerea înseamnă acceptarea lui integrală. Îl consemnează scris aceeași bifă ca la primul rând al tabelului, care numește amândouă folosințele: datele și materialele. |
| Votul publicului și confirmarea lui prin e-mail | Un vot de persoană, verificabil, fără cont și fără date de identificare. | Interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. (f) |
| Semnalele împotriva votului repetat | Un premiu al publicului în care câștigă cine își face mai multe adrese de e-mail nu mai e un premiu al publicului. | Interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. (f) |
| Fotografii și înregistrări video la eveniment | Documentarea și promovarea evenimentului, plus anunțarea câștigătorilor: la People power, unde nu există card public, fotografia de pe pagina câștigătorilor e una făcută la eveniment. | Interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. (f). Te poți opune anunțând organizatorul la check-in, cum scrie în §13 din regulament. |
| Reținerea impozitului pentru premiile de peste 600 de lei | Codul fiscal impune reținerea la sursă și un proces-verbal de predare-primire. | Obligație legală, din Codul fiscal. |
| Arhivarea documentelor competiției | Obligațiile legale de arhivare. | Obligație legală: obligațiile de arhivare la care trimite §13 din regulament. |
Formularul de dosar are trei acorduri: prelucrarea datelor împreună cu folosirea materialelor depuse, publicarea cardului public și acordul părintelui. Prima bifă acoperă deci două folosințe, nu una. Bifele sunt separate și nebifate dinainte. Primele două sunt obligatorii pentru depunere. A doua apare numai la Categoria 1, singura care are card public. A treia o bifează doar cine are sub 18 ani, iar pentru el acordul părintelui e condiție de participare, cerută de regulament.
Toate trei fac parte din înscriere, iar înscrierea e chiar momentul consimțământului: depunerea dosarului înseamnă acceptarea integrală a regulamentului, deci acordul se dă atunci, nu separat și nu mai târziu. Bifa nu e o condiție pusă peste consimțământ, ci felul în care el se scrie negru pe alb, ca să se poată arăta ulterior la ce anume ai fost de acord.
Textul bifelor e acesta, cuvânt cu cuvânt: „Ești de acord cu prelucrarea datelor tale și cu folosirea materialelor pe care le depui?”, „Ești de acord să publicăm cardul public al proiectului?” și „Ai acordul părintelui sau al tutorelui tău?”. Sub fiecare, formularul explică ce anume acoperă acordul. Le reproducem aici întocmai fiindcă un consimțământ dat pentru o formulare și explicat prin alta nu e același lucru.
4. Unde ajung datele
Site-ul stă pe un server administrat de FITT, iar acolo stau și baza de date și fișierele trimise odată cu dosarele. Nu sunt împrăștiate pe serviciile unei platforme externe: aplicația, baza și fișierele în același loc, pe același server.
Din 1 octombrie 2026, serverul primește dosarele. Fiecare dosar trimis se scrie în baza de date, un fișier pe discul serverului, iar fișierele lui, pe același disc, într-un spațiu privat, pe care serverul nu îl servește spre internet.
Cloudflare prelucrează și ea date, ca împuternicit, fără să țină site-ul: prin rețeaua ei trece traficul dintre browserul tău și serverul nostru, și tot ea ține numele domeniului. Trafic care trece printr-o rețea înseamnă prelucrare, chiar dacă rețeaua nu păstrează dosarele. Alte două lucruri i-au fost prevăzute, și niciunul nu funcționează astăzi: autentificarea echipei la intrarea în panoul de administrare, care nu e construit, și verificarea anti-robot, care nu e pusă nici la trimiterea dosarelor, deși aceasta funcționează din 1 octombrie 2026.
| Serviciul | Ce face cu datele |
|---|---|
| DNS | Ține numele domeniului, icy.fitt.ro, și îl traduce în adresa serverului, ca browserul tău să știe unde să ceară pagina. |
| Rețeaua din fața serverului | Prin ea trece fiecare cerere către site: adresa ta IP, tipul browserului și pagina cerută. Livrează paginile statice și duce restul mai departe, la serverul nostru. Din 1 octombrie 2026 formularul de dosar trimite, deci tot prin ea trece și dosarul trimis, cu fișierele lui. |
| Email Service | Trimite confirmarea pe e-mail a fiecărui dosar înregistrat, de la youthawards@fitt.ro: primește adresa aplicantului și textul mesajului (numărul dosarului, ce s-a înscris, când). Funcționează odată cu trimiterea dosarelor, din 1 octombrie 2026. |
| Cloudflare Access | Autentificarea echipei care intră în panoul de administrare. Panoul nu e construit, deci astăzi nu autentifică pe nimeni și nicio pagină publicată nu stă în spatele lui. |
| Turnstile | Verificarea că formularul e completat de un om, nu de un program. Nu e pe nicio pagină: trimiterea dosarelor, deschisă din 1 octombrie 2026, se face fără ea. Pentru vot e prevăzută din 10 noiembrie 2026. |
Pe serverul nostru vor sta lucrurile care nu trec mai departe de el. Coloana a treia spune ce e astăzi acolo, fiindcă între ce e proiectat și ce e construit e o diferență pe care ai dreptul s-o citești:
| Ce e pe server | Ce va conține | Astăzi |
|---|---|---|
| Codul site-ului | Va primi ce completezi în formulare, va scrie în baza de date și va citi din ea. | Livrează paginile de citit și, din 1 octombrie 2026, primește dosarele: refuză ce sosește în afara ferestrei de trimitere, verifică dosarul după aceleași reguli ca formularul și îl scrie în baza de date, cu fișierele lui. Nu există cod care să primească un vot. |
| Baza de date | Un singur fișier pe discul serverului: dosarele trimise (cu datele de contact ale părinților aplicanților minori și cu numele oamenilor scriși în răspunsuri), voturile și jurnalul de acces al echipei. Ciornele nu vor intra aici: ele rămân în browserul celui care completează. | Există și primește, din 1 octombrie 2026, dosarele trimise. Voturile intră în ea din 10 noiembrie 2026, iar jurnalul de acces ține de panoul de administrare, care nu e construit. |
| Fișierele încărcate | Tot pe discul serverului, în două spații separate: unul privat, pentru toate fișierele dosarului, așa cum au fost trimise (imaginea cardului, fotografiile și documentele atașate ca dovezi ale activității), și unul public, doar cu imaginile reîncodate ale cardurilor. | Spațiul privat primește din 1 octombrie 2026 fișierele dosarelor, sub nume generate de noi, și nu e servit spre internet. Spațiul public e gol: copia publică a imaginii unui card se face abia la publicarea cardului, iar partea aceea nu e construită. |
Două prelucrări nu sunt construite astăzi: curățenia programată la ore fixe (ștergerea voturilor neconfirmate, schimbarea periodică a cheii de anonimizare) și transformarea dosarului în PDF pentru juriu. Coada confirmărilor pe e-mail stă în baza de date de pe serverul nostru, iar din ea pleacă spre Cloudflare Email Service numai adresa aplicantului și textul confirmării.
Regula pe care FITT și-a impus-o nu e „niciun furnizor din afara Uniunii”, ci rezidența datelor în Uniune plus un contract de prelucrare semnat. Cloudflare e o societate americană, iar transferul se acoperă prin acel contract, cu clauze contractuale standard.
Turnstile, care nu e doar împuternicit
Pentru verificarea anti-robot, Cloudflare declară că acționează și ca operator propriu, nu doar ca împuternicit al nostru: are scopuri proprii pentru ce vede, adică amprenta conexiunii criptate și tipul browserului. E o calificare diferită de a celorlalte servicii din tabelul de mai sus. Astăzi nu vede nimic, fiindcă verificarea nu rulează nicăieri, nici la formularul de dosar, a cărui trimitere funcționează fără ea din 1 octombrie 2026. Calificarea începe să conteze din ziua în care verificarea ajunge într-o pagină; pentru vot e prevăzută din 10 noiembrie 2026.
Luma, platforma pe care se face înscrierea
Formularul de înscriere la conferință e găzduit de Luma. Datele completate acolo nu trec prin infrastructura noastră înainte de a ajunge la ei, iar astăzi formularul nici nu e încorporat în pagina noastră: e un link pe care îl deschizi tu (vezi secțiunea 2).
Nu rămân însă numai la ei, iar rolurile se împart după cine a cerut datele, nu după unde le tastezi. Răspunsurile pe care le dai la întrebările înscrierii sunt ale noastre: noi am scris întrebările și noi hotărâm de ce le punem. Nota pe care o accepți în formular spune același lucru dinspre celălalt capăt: datele sunt „prelucrate de FITT, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)”. Pentru ele FITT e operator, iar Luma e împuternicit, adică un furnizor care ține datele numai pe seama noastră.
Ce ține de platforma ei rămâne al ei: contul de acolo, cookie-urile ei și ce măsoară ea despre folosirea platformei. Acolo Luma are scopurile ei, deci e operator pentru ele, iar ce face cu datele acelea e în politica lor de confidențialitate. Nu e destul, deci, să citești politica Luma și să te consideri informat: pentru răspunsurile din înscriere scopurile și drepturile tale sunt în documentul de față, iar cererile despre datele tale ni le adresezi nouă, la adresa din blocul de contact de la finalul paginii.
Cât păstrăm datele de înscriere e în secțiunea 5, la primul rând al tabelului: cinci ani, termenul din nota pe care o accepți la înscriere.
E-mailul
După ce dosarul tău se înregistrează, site-ul îți trimite o confirmare pe e-mail, la adresa din dosar, de la youthawards@fitt.ro. Ea spune numărul dosarului, ce ai înscris, când și ce urmează; nu conține răspunsurile din dosar. Dacă trimiterea nu merge pe loc, se reîncearcă, iar dacă nu primești confirmarea în 48 de ore, scrie-ne. Site-ul trimite numai confirmarea aceasta și numai aplicantului. E vorba aici de mesajele trimise de site, nu de cele pe care ți le poate scrie cineva din echipa FITT.
E-mailurile pleacă prin Cloudflare Email Service, un serviciu al Cloudflare, compania a cărei rețea stă în fața site-ului. Cloudflare primește adresa ta de e-mail și conținutul mesajului, deci e un destinatar al lor, ca împuternicit.
5. Cât le păstrăm
Termenele de mai jos vin din trei texte ale noastre: regulamentul competiției, regulamentul votului și nota pe care o accepți la înscrierea pe Luma, de unde vine primul rând, plus termenele furnizorilor, acolo unde rândul o spune. Unde două dintre textele noastre dau termene diferite pentru aceleași date, rândul spune care se aplică.
O parte din termenele din tabel privesc de acum date reale. Un termen de păstrare nu poate curge înainte ca lucrul păstrat să ajungă la noi. Datele din înscrierile la conferință ajung la noi de pe acum: termenul lor e cel din primul rând al tabelului. Din 1 octombrie 2026 ajung și dosarele Youth Awards, cu fișierele lor: le privesc rândul dosarelor, cel al datelor de contact ale părintelui și cel al fișierelor. Voturi nu au ajuns: pentru ele fiecare rând spune cât vom păstra, din clipa scrisă în secțiunea 2. Celelalte rânduri care descriu ceva ce se întâmplă astăzi sunt cel despre ciornele nedepuse și cel despre logurile rețelei.
| Ce | Cât păstrăm |
|---|---|
| Datele din înscrierea la conferință, adică tot ce completezi în formularul de pe Luma | Cinci ani, termenul scris în nota pe care o accepți ca să te poți înscrie. Nota e scrisă de noi și privește tot ce completezi în formularul acela, deci și răspunsurile care nu țin de participare: newsletterul, SPOT, preferințele alimentare și câmpul liber (secțiunea 2). Termenul acesta privește numai ce completezi în formularul de pe Luma; dosarele Youth Awards și voturile au rândurile lor mai jos, cu alte termene. |
| Datele din dosarele Youth Awards | Durata ediției și 12 luni după încheierea ei, respectiv durata prevăzută de obligațiile legale de arhivare. Termenul vine din §13 din regulamentul competiției. Pentru datele din înscrierea la conferință se aplică rândul de mai sus, cinci ani, nu acesta. |
| Datele de contact ale părintelui unui aplicant minor | Stau în dosar și se completează în același formular, deci urmează termenul dosarului, de mai sus. |
| Fișierele dosarului, așa cum le-ai trimis: imaginea cardului, fotografiile și documentele | Sunt materialele depuse, pe care §13 din regulamentul competiției le numește printre datele din formularul de aplicare, deci urmează termenul dosarului, de mai sus. |
| Ciornele de dosar nedepuse | Nu le păstrăm, fiindcă nu ajung la noi: ciorna rămâne în browserul tău până o ștergi tu. Termenul de mai sus privește dosarele trimise. |
| Adresele de e-mail folosite la vot | Se șterg cel târziu pe 24 decembrie 2026, împreună cu datele tehnice antifraudă. Același termen e scris și în regulamentul competiției, §13. |
| Voturile neconfirmate | Se vor șterge automat după expirarea linkului de confirmare, valabil 48 de ore. |
| Voturile invalidate | Nu se vor șterge fizic, ci se vor marca, pentru ca numărătoarea să poată fi refăcută și verificată. Se șterg datele la termen, nu istoricul deciziei. |
| Registrul de invalidări | Rămâne, ca și voturile invalidate, fiindcă o numărătoare trebuie să poată fi verificată. |
| Cifrele agregate din procesul-verbal | Vor rămâne și după ștergerea datelor de vot. Procesul-verbal nu se publică; e evidența pe care se va sprijini rezultatul anunțat. |
| Logurile rețelei Cloudflare | 24 de ore. De aceea vom ține un jurnal propriu al accesului în panoul de administrare, când el va exista. |
| Linkurile temporare | Niciun link de acest fel nu există astăzi. Linkul de confirmare a votului va fi valabil 48 de ore și de unică folosință, din 10 noiembrie 2026. Linkurile către arhivele trimise juriului vor expira și ele, cu regenerare la cerere, din 25 octombrie 2026, când începe jurizarea. Fișierele dosarului se încarcă direct pe serverul nostru, în aceeași cerere cu dosarul, nu printr-o adresă temporară către un serviciu din afară. Încărcarea o apără ce face serverul la primire: primește fișiere numai cât e deschisă trimiterea, le verifică tipul real din primii octeți și păstrează numai fișierele întrebărilor deschise pe drumul ales, sub nume generate de noi, într-un spațiu care nu se servește pe web (secțiunea 9). |
| Versiunile acestei politici | Nu se șterg. La un moment dat va fi publicată o singură versiune, iar fiecare versiune va reține cine a publicat-o. Mecanismul acela ține de panoul de administrare, care nu e construit; până atunci versiunea și data se citesc din capul paginii. |
6. Cu cine le împărțim
În afara furnizorilor de infrastructură din secțiunea 4, datele vor ajunge la câteva categorii de oameni. Le enumerăm pe toate, inclusiv pe cea care iese din sistemele noastre. Din 1 octombrie 2026 ajung la noi dosarele trimise, cu fișierele lor, iar echipa FITT le poate citi (subsecțiunea „Echipa FITT”). Voturi nu au ajuns la noi, iar datele din înscrierile la conferință nu pleacă spre niciuna dintre categoriile de mai jos. Fiecare subsecțiune spune din ce clipă începe.
Juriul
Jurizarea începe pe 25 octombrie 2026 și ține până pe 8 noiembrie, conform regulamentului competiției. Până atunci niciun dosar nu pleacă spre nimeni: exportul care ar scoate un dosar din baza noastră nu e construit. Nu există astăzi nici transformarea dosarului în PDF, nici arhiva de fotografii, nici trimiterea lor.
Din ziua aceea, jurații nu vor intra în panoul de administrare. Vor primi pe e-mail dosarul în format PDF și un link temporar către o arhivă cu fotografiile la rezoluția originală, și le vor citi pe calculatoarele lor.
Documentele atașate ca dovezi ale activității nu se punctează (§8 din regulamentul competiției), iar eligibilitatea o verifică FITT înaintea jurizării, nu juriul (§9).
Datele de contact ale părintelui unui aplicant minor nu vor intra în dosarul trimis juriului. Formularul spune același lucru chiar acolo unde le cere („Nu ajung la juriu, nu apar pe site și nu se folosesc pentru altceva”), iar evaluarea nu are nevoie de ele: le vom folosi o singură dată, pentru confirmarea acordului. Numele altor oameni, scrise în răspunsurile din dosar, vor ajunge însă la juriu: ele sunt parte din răspunsul evaluat și nu se pot scoate din el (secțiunea 2, „Ce scriem despre alți oameni”).
Aceasta va fi singura etapă în care datele aplicanților părăsesc infrastructura pe care o controlăm și ajung în cutiile poștale ale unor persoane. Astăzi nu s-a întâmplat încă: dosarele trimise din 1 octombrie 2026 stau la noi, iar drumul pe care ar pleca spre juriu nu e construit. Scriem aici de pe acum, ca să poți citi înainte de a depune, nu după.
Comisiile votului
Comisia de validare a votului va include cel puțin o persoană din afara echipei de organizare, fără legătură cu vreunul dintre proiectele înscrise. Ea va vedea criteriile și cifrele; datele personale ale votanților nu vor ieși din echipă. Comisia se adună după închiderea votului, deci după 18 noiembrie 2026. Comisie de contestații nu există și nu va exista: competiția nu primește contestații pe rezultatul votului (decizia FITT din 5 septembrie 2026).
Echipa FITT
Panoul de administrare nu e construit încă. Când va fi, va fi accesibil doar membrilor echipei, autentificați, iar fiecare acțiune făcută prin el se va scrie în jurnal. Detaliile sunt în secțiunea 9.
Echipa FITT poate citi baza de date. Nu numai rândul deschis într-un ecran al panoului: baza întreagă. Din 1 octombrie 2026 în ea se scriu dosarele depuse, cu datele de contact ale părinților aplicanților minori, iar adresele de e-mail ale votanților intră în ea odată cu votul. Fișierele încărcate stau alături, pe același server, și echipa le poate deschide la fel.
Baza de date e un fișier pe serverul nostru, iar cine are acces administrativ la server îl poate deschide direct, fără să treacă prin panou și fără să lase urmă în jurnalul lui. La fel și fișierele din spațiul privat.
Partenerii și publicul
Nici pagina de vot, nici pagina câștigătorilor nu există astăzi: nu sunt scrise, nu au adresă și nu se poate ajunge la ele. Prima se deschide pe 10 noiembrie 2026, a doua pe 22 noiembrie 2026, iar până atunci nu se publică din dosare absolut nimic.
Din zilele acelea, cardul public se va publica pe pagina de vot, pentru dosarele înscrise la premiul de popularitate, și pe pagina câștigătorilor, pentru cele premiate. La People power nu există card, iar câștigătorii vor apărea pe pagina câștigătorilor cu o fotografie făcută la eveniment. Fotografiile și înregistrările de la eveniment vor putea fi publicate pe canalele FITT și ale partenerilor, iar unele dintre ele vor ajunge deci și pe site.
Autoritățile
Datele se comunică autorităților publice atunci când o obligație legală o cere, de exemplu autorității fiscale, pentru impozitul reținut la premiile de peste 600 de lei.
În rest, nimeni
În afara celor de mai sus și a furnizorilor din secțiunea 4, nu trimitem datele nimănui altcuiva.
7. Drepturile tale și cum le exerciți
Pentru datele pe care ți le prelucrăm ai următoarele drepturi:
- Acces: să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie a lor.
- Rectificare: să corectăm ce e greșit sau incomplet.
- Ștergere: să ștergem datele, în limitele explicate mai jos.
- Restricționare: să oprim prelucrarea, păstrând datele, cât timp se lămurește o contestație.
- Opoziție: să te opui prelucrărilor întemeiate pe interes legitim, adică votului, semnalelor împotriva votului repetat și fotografiilor de la eveniment. La vot, opoziția nu poate desface un vot deja confirmat: el a intrat în numărătoare, iar o numărătoare din care se pot scoate voturi nu se mai poate verifica; vezi mai jos, „Ce nu putem face și de ce”. Opoziția ta privește deci datele rămase după vot, nu rezultatul: adresa de e-mail și semnalele antifraudă, care se vor șterge la termenul din secțiunea 5, după care rămâne un rând marcat și un cod ireversibil, nu un mijloc de a te contacta. La fotografiile de la eveniment te opui anunțând organizatorul la check-in și nu apari.
- Portabilitate: să primești datele într-un format pe care îl poți duce altundeva.
- Retragerea consimțământului: oricând, fără efect asupra a ceea ce a fost publicat legal înainte de retragere. Sunt două acorduri diferite, iar retragerea lor nu înseamnă același lucru. Acordul pentru înscrierea la conferință îl dai completând formularul de pe Luma, iar retragerea lui înseamnă că nu mai ești înscris la conferință și la ziua de ateliere; un dosar depus în competiție nu e atins de ea. Acordul pentru dosarul Youth Awards îl dai depunând dosarul și ține de participarea însăși, deci retragerea lui înseamnă retragerea dosarului din concurs, nu publicarea lui pe jumătate: un dosar rămas în concurs fără acordul dat la depunere nu poate fi nici evaluat, nici premiat. Dreptul de a folosi materialele depuse în promovarea Youth Awards și a sectorului de tineret e acordat tot la depunere, prin §13 din regulament. Cum se cere retragerea dosarului, mai jos, la „Retragerea dosarului”.
Cererile se trimit la adresa din blocul de contact de la finalul paginii și primesc răspuns în termenele prevăzute de GDPR. Drepturile acestea le ai și asupra datelor completate la înscrierea pe Luma: pentru răspunsurile la întrebările puse de noi răspundem noi, iar adresa e aceeași pe care o dă și nota din formular. Pentru ce ține de platforma lor te adresezi Luma (secțiunea 4).
Cererile privind datele personale se trimit la office@fitt.ro, adresa instituțională generală a FITT, cu „date personale” în subiect. Tot ea e adresa pe care o dă nota pe care o accepți la înscrierea pe Luma, deci pentru datele de înscriere nu ai unde să te încurci.
Ce nu putem face și de ce
Votul se deschide pe 10 noiembrie 2026, iar regula de aici începe atunci. Un vot confirmat nu va putea fi modificat sau retras, iar voturile invalidate nu se vor șterge din sistem, ci se vor marca. Nu e o excepție de la dreptul la ștergere, ci ordinea în care se aplică: adresa de e-mail folosită la validare se va șterge la termenul din secțiunea 5, iar ce rămâne după aceea e rândul marcat și codul ireversibil calculat din adresă, nu o listă de adrese și nu un mijloc de a te contacta.
Motivul pentru care rândul va rămâne: o numărătoare trebuie să poată fi refăcută. Dacă voturile invalidate ar dispărea, nimeni nu ar mai putea verifica dacă invalidarea a fost corectă, nici tu, dacă votul tău a fost cel invalidat.
Datele personale ale votanților nu se comunică nimănui care întreabă despre rezultat, fiindcă privesc terțe persoane. Dreptul tău de acces rămâne întreg asupra datelor tale; el nu se extinde asupra datelor altcuiva.
Retragerea dosarului
Un dosar depus poate fi retras; dosarele se depun din 1 octombrie 2026 până pe 20 octombrie 2026, ora 18:00. Fiindcă acordul pentru datele din dosar se dă chiar prin depunerea lui, retragerea acordului și retragerea dosarului sunt același lucru și se cer în același fel: nu ai de trimis două cereri.
Cererea de retragere se trimite la adresa din blocul de contact de la finalul paginii.
Decizii automate
Nicio invalidare nu se va produce doar pe baza unei reguli automate. Invalidarea în bloc se va dispune numai după analiza și decizia unei persoane din Comisia de validare, iar marcarea automată a cererilor prea dese nu va bloca pe nimeni. Astăzi nu există nici vot, nici marcare automată: regula începe pe 10 noiembrie 2026.
8. Datele minorilor
Evenimentul și competiția se adresează tinerilor: se aplică de la 14 ani, se votează de la 14 ani și se participă la tombolă de la 14 ani. Din 1 octombrie 2026, când se deschide trimiterea dosarelor, baza noastră va conține deci, în mod normal, date personale ale unor persoane de 14–17 ani. Nu e un caz marginal, e o parte din utilizarea obișnuită, și de aceea are secțiune separată. Tot de aceea sesiunea din panoul de administrare va dura 8 ore în loc de 24 (secțiunea 9).
La înscrierea la conferință aceasta se întâmplă deja. Formularul de pe Luma e deschis de pe acum, vârsta se scrie acolo în text liber, iar pagina de înscriere spune chiar că vârsta e un reper, nu o condiție, deci între cei care se înscriu pot fi și minori, iar la noi ajung de pe acum vârsta lor, preferințele lor alimentare și ce scriu în câmpul liber. Acordul pentru prelucrare îl dă chiar cel care completează formularul, adică uneori copilul însuși.
Ca să concurezi la Youth Awards între 14 și 18 ani ai nevoie de acordul unui părinte sau al reprezentantului legal. Acordul nu se dovedește cu un document semnat și nu încarci niciun fișier: scrii în formular numele lui și numărul de telefon la care îl vom putea suna, plus adresa de e-mail, dacă folosește e-mailul. Datele acelea ajung la noi odată cu dosarul, din 1 octombrie 2026, nu în clipa în care le scrii.
Datele acelea sunt ale altcuiva. Un părinte trecut într-un formular de copilul lui nu a completat nimic, iar în clipa în care apeși pe trimitere poate nici nu știe că numele și contactul lui au ajuns la noi. Obligația de a-l informa e a noastră, nu a copilului (articolul 14 din GDPR). Detaliile despre această prelucrare sunt în secțiunea 2.
Datele de contact ale părintelui vor intra în baza de date, în același rând cu restul dosarului, iar echipa FITT le va putea citi (secțiunea 6).
La vot nu cerem data nașterii, ci o declarație pe bifă că ai cel puțin 14 ani. E o alegere deliberată: pentru un risc scăzut, declarația e suficientă, iar o dată de naștere colectată în plus ar fi fost o prelucrare fără câștig.
Temeiul ales pentru vot e interesul legitim, nu consimțământul, ceea ce înseamnă că regula din art. 8 din GDPR (acordul părintelui pentru serviciile societății informaționale oferite direct copiilor) nu se declanșează.
La dosar temeiul e altul. Datele din dosar stau pe consimțământ, dat prin depunere (secțiunea 3), iar dosarul îl completează chiar aplicanți de 14–17 ani. De aceea, între 14 și 18 ani, dosarul nu se înregistrează fără acordul unui părinte sau al reprezentantului legal și fără datele lui de contact, cum cere §8 din regulamentul competiției.
La tombolă, dacă premiul revine unui minor, se predă cu acordul și în prezența părintelui sau a reprezentantului legal.
9. Securitatea datelor
Măsurile de mai jos sunt scrise concret, nu ca formule generale: fiecare cu ce face și cu ce nu face. Cele despre fișierele dosarului lucrează din 1 octombrie 2026, odată cu trimiterea; celelalte sunt încă măsuri proiectate, iar fiecare subsecțiune spune de când se aplică.
Din 1 octombrie 2026 o parte din ele apără date reale, fiindcă primim dosare. Sunt cele despre fișierele dosarului: spațiul privat, tipul verificat din primii octeți și numele generate de noi. Ce fusese proiectat pentru ziua aceasta și nu s-a construit e scris ca lipsă, nu ca măsură: imaginea cardului nu se reîncodează la încărcare (mai jos), iar trimiterea nu trece printr-o verificare anti-robot (secțiunile 2 și 4). Restul privesc votul, care se deschide pe 10 noiembrie 2026, și panoul de administrare, care nu e construit; le scriem de pe acum fiindcă sunt un angajament pe care îl poți citi și ni-l poți cere. Nu promitem o măsură pe care nu o avem.
Ce se întâmplă cu fișierele pe care le încarci
Imaginea cardului public nu se reîncodează la încărcare. Ajunge la noi și se păstrează în spațiul privat așa cum a fost trimisă, cu tot cu metadatele fotografiei: între ele pot fi coordonatele GPS ale locului unde a fost făcută poza cu telefonul. Copia publică, singura care se va arăta pe site, se va face abia la publicarea cardului, din imaginea păstrată în spațiul privat, ca fișier nou, reîncodat în alt format și la dimensiuni fixe. Reîncodarea aruncă metadatele fotografiei și orice conținut ascuns în fișierul original, deci ce va ajunge public va fi un fișier construit de noi, nu fișierul primit de la tine. Partea aceea nu e construită, iar până la ea nicio imagine de card nu e publică.
Imaginea cardului e singurul fișier care trece din spațiul privat în cel public, fiindcă cardul e făcut ca să fie public: trece o singură dată, la publicarea cardului, și nu ca fișierul primit de la tine, ci ca acea copie nouă, reîncodată. Fotografiile și documentele nu ies niciodată din spațiul privat.
Reîncodarea aceasta va privi numai copia publică a imaginii cardului. Fotografiile și documentele atașate ca dovezi ale activității nu trec prin ea: rămân în spațiul privat așa cum au fost trimise, cu tot ce poartă în ele, iar fotografiile, cu metadatele lor. Un act scanat duce adesea, pe lângă ce se vede, urmele lăsate de programul care l-a scanat. De aceea îndemnul de a acoperi ce nu ține de dovada activității stă în secțiunea 2, la alegerea fișierului, nu aici.
Fișierele care nu se publică
Fișierele pleacă de la tine numai odată cu dosarul. Poți alege fișiere în formular și le vezi în listă, dar rămân pe dispozitivul tău până apeși pe trimitere; atunci pleacă spre serverul nostru, în aceeași cerere cu răspunsurile. Măsurile de mai jos se aplică fișierelor primite.
Fișierele dosarului (imaginea cardului, fotografiile și documentele atașate deopotrivă) stau într-un spațiu privat și nu se servesc niciodată direct pe web. Nu sunt scanate antivirus: scanarea e disponibilă doar într-un plan cu costuri pe care proiectul nu le are. De aceea mitigarea e arhitecturală: fișierele nu se deschid automat nicăieri, tipul lor real se verifică pe server din primii octeți, nu după nume sau după ce declară browserul, iar numele sub care sunt stocate e un identificator generat, nu numele tău de fișier.
Niciun document atașat nu se va publica. Din dosar vor ajunge pe site numai cardul public, la Categoria 1, și numele câștigătorilor de la People power (secțiunea 2). Un certificat de voluntariat sau o adeverință rămâne deci în spațiul privat, unde îl va putea citi echipa FITT (secțiunile 6 și 9), nu publicul.
Accesul echipei
Panoul de administrare nu e construit, deci astăzi nu există nicio pagină de administrare și nimeni nu intră nicăieri. Când va exista, va sta în spatele unei autentificări de organizație, cu sesiune de 8 ore în loc de 24, tocmai fiindcă înăuntru vor fi date personale ale candidaților.
Autentificarea aceea se va aplica adresei publice a site-ului, nu serverului: o cerere care ar ajunge la server pe altă cale decât prin rețeaua din fața lui nu ar trece prin ea.
Vom ține un jurnal propriu: când, cine (adresa de e-mail din tokenul de autentificare validat), ce acțiune și pe ce obiect. Îl ținem noi fiindcă logurile furnizorului se păstrează doar 24 de ore, iar o deschidere a dosarului unui aplicant de 15 ani trebuie să rămână demonstrabilă mai mult de o zi.
Datele de la vot
Votul se deschide pe 10 noiembrie 2026, iar măsurile de aici încep atunci. Indexul care va împiedica votul dublu nu va fi o listă de adrese: în el intră un cod ireversibil calculat din forma normalizată a adresei. Adresa IP nu se va păstra ca atare: se va reține doar prefixul rețelei, tot sub formă de cod, alături de țara din care vine conexiunea, de o formă prescurtată a tipului de browser și de pagina de pe care ai ajuns la formular. Cheia cu care se calculează codurile se va schimba la fiecare 6 ore și se va ține în afara bazei de date.
Linkurile care dau acces la ceva vor expira: linkul de confirmare a votului în 48 de ore și doar o dată, iar linkurile trimise juriului tot semnate și tot cu termen, cu regenerare la cerere. Încărcarea fișierelor nu trece printr-o adresă temporară: merge direct pe serverul nostru, în aceeași cerere cu dosarul.
Accesul la serverul însuși
Măsurile de mai sus apără datele de cei care vin din afară, prin site. Nu apără nimic de cei care ajung la server pe dinăuntru: baza de date e un fișier obișnuit, iar cine are acces administrativ la mașina pe care stă îl poate copia și citi întreg, la fel ca fișierele din spațiul privat. Jurnalul nostru va înregistra ce se face prin panoul de administrare; o citire directă a fișierului nu va apărea în el.
Echipa FITT poate citi baza de date. Aceasta e regula, nu excepția, la fel ca în secțiunea 6. Din 1 octombrie 2026 în ea se scriu dosarele trimise, deci are ce citi.
10. Plângere la autoritatea de supraveghere
Dacă ești nemulțumit de felul în care îți prelucrăm datele, scrie-ne întâi nouă: de obicei e mai rapid și, dacă e o greșeală de-a noastră, o putem îndrepta imediat.
Nu ești însă obligat să treci pe la noi. Poți depune direct plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), autoritatea competentă din România.
Datele ei de contact (adresa poștală, telefonul și formularul online) le găsești pe site-ul ei oficial.
11. Modificări ale acestei politici
Politica se schimbă când se schimbă prelucrarea: un furnizor nou, un scop nou, un termen nou.
Versiunile nu se șterg niciodată. La un moment dat va fi publicată o singură versiune, iar fiecare versiune va reține cine a publicat-o și când, astfel încât să se poată arăta ce scria politica la data la care ai depus dosarul sau ai votat. Evidența aceea ține de panoul de administrare, care nu e construit: astăzi versiunea și data se citesc numai din capul paginii.
Data din capul paginii e a versiunii curente.